Politica de privacidad de NavalGO

1. Responsable del tratamiento

NavalGO es una plataforma de gestion operativa orientada a empresas del sector naval. El tratamiento de datos se realiza para permitir la gestion de trabajadores, fichajes, partes de trabajo, evidencias, presupuestos, documentacion tecnica, comunicaciones operativas y seguridad del servicio.

Para consultas sobre privacidad, ejercicio de derechos o desactivacion del canal de WhatsApp asociado a una cuenta concreta, puede escribirse a [email protected].

Cuando NavalGO es utilizado por una empresa concreta para organizar su jornada y su operativa, esa empresa puede actuar ademas como responsable o corresponsable funcional de determinados tratamientos relacionados con la gestion laboral, el registro de jornada y la organizacion interna del trabajo.

2. Ambito de uso y personas afectadas

3. Que datos tratamos

• Datos identificativos y de contacto: nombre, apellidos, telefono, prefijo internacional, email profesional, rol y estado de la cuenta.
• Datos de acceso y seguridad: contrasenas cifradas, tokens de sesion, confirmaciones de email, IP, agente de usuario y registros tecnicos minimos de autenticacion.
• Datos operativos: fichajes, horas de entrada y salida, ajustes de jornada, ausencias, ordenes de trabajo, materiales, checklists, firmas y adjuntos.
• Datos de trazabilidad: eventos tecnicos, estados de ciertos flujos internos y referencias necesarias para soporte, auditoria interna y defensa ante incidencias.
• Datos de localizacion puntual: ubicacion compartida al fichar o junto con una evidencia, nunca para seguimiento continuo en segundo plano.
• Datos de WhatsApp operativo: numero de telefono, contenido funcional del mensaje, metadatos minimos de la conversacion y estados necesarios para enlazar un mensaje con un fichaje o una solicitud de ajuste.

4. Para que usamos esos datos

• Dar acceso seguro a la plataforma y permitir el uso segun el rol asignado.
• Organizar la operativa diaria, la flota, el equipo y la documentacion del trabajo realizado.
• Registrar la jornada y gestionar olvidos, ajustes, ausencias y control horario interno.
• Conservar evidencias, firmas y trazabilidad asociadas a servicios, incidencias o revisiones.
• Enviar comunicaciones necesarias para la operativa, incluidas notificaciones in-app, email y WhatsApp cuando el flujo este habilitado.
• Prevenir errores, investigar incidencias, responder a soporte y proteger la seguridad tecnica del servicio.

5. Por que NavalGO usa WhatsApp Business

El objetivo del canal no es sustituir la plataforma principal ni convertir WhatsApp en un punto de entrada publico, sino reducir olvidos de fichaje y ofrecer un medio rapido y familiar para responder cuando la operativa lo exige. El uso esta restringido a la comunicacion necesaria para registrar la jornada o corregirla de forma controlada.

• Recordar a un trabajador que no ha fichado por la manana.
• Permitir que el trabajador responda solo con la hora de entrada.
• Permitir que el trabajador inicie el flujo para fichar desde WhatsApp.
• Solicitar una ubicacion puntual despues del fichaje, sin bloquear el registro de hora si no llega.
• Permitir solicitudes de ajuste de fichaje por olvido para revision posterior.

6. Como funciona el flujo de WhatsApp y que datos usa

6.1 Recordatorios de olvido de fichaje

Si la empresa habilita esta funcion y un trabajador no ha fichado por la manana, NavalGO puede enviar un mensaje operativo recordando el fichaje. Ese mensaje se dirige exclusivamente a numeros de telefono asociados a usuarios activos y autorizados.

6.2 Respuesta con la hora

El trabajador puede responder con la hora de entrada, por ejemplo 8:00, o puede iniciar el flujo de fichaje desde WhatsApp usando los botones habilitados por el sistema. NavalGO interpreta esa respuesta y registra el fichaje correspondiente o crea una solicitud de ajuste cuando ese sea el flujo aplicable.

6.3 Ubicacion puntual

Tras registrar la hora, NavalGO puede pedir que el trabajador comparta su ubicacion. Esa ubicacion es puntual, voluntaria en terminos tecnicos y no se usa para seguimiento continuo. Si la ubicacion no llega por olvido, prisa o cualquier otra causa, el sistema puede conservar la hora igualmente para no bloquear el fichaje por esa ausencia.

6.4 Datos concretos tratados en este canal

• Numero de telefono asociado al trabajador dentro de la empresa.
• Contenido del mensaje funcional relativo a fichajes o ajustes.
• Hora indicada por el trabajador o capturada por el sistema al fichar en el momento.
• Ubicacion compartida de forma puntual, si se envia.
• Estado tecnico minimo de la conversacion para enlazar la respuesta con el fichaje o la solicitud de ajuste.

7. Lo que NavalGO no hace con WhatsApp

• No usa este canal para marketing, publicidad o envios masivos.
• No abre el bot a personas no registradas en la empresa ni al publico general.
• No hace seguimiento continuo ni rastreo permanente de la posicion del trabajador.
• No utiliza el contenido del mensaje para fines ajenos al control horario, el soporte operativo o la seguridad del servicio.
• No solicita permisos sociales de Meta para extraer perfiles publicos, login social de consumo ni datos de audiencia.

8. Base juridica del tratamiento

La base juridica principal es la ejecucion de la relacion laboral, profesional, precontractual o contractual, el cumplimiento de obligaciones legales vinculadas a la organizacion del trabajo y el registro de jornada, y el interes legitimo del responsable para coordinar la operativa, documentar servicios y proteger el sistema.

Cuando se usa WhatsApp Business como canal operativo, ese uso se integra en la misma finalidad de gestion interna y se limita a usuarios registrados y a comunicaciones estrictamente funcionales.

9. Con quien compartimos datos

NavalGO puede apoyarse en proveedores necesarios para prestar el servicio. Estos terceros actuan como encargados del tratamiento o proveedores de infraestructura, en la medida estrictamente necesaria para operar la plataforma.

• Proveedor de hosting, base de datos e infraestructura tecnica.
• Proveedor de almacenamiento de archivos y evidencias.
• Proveedor de correo transaccional para invitaciones, verificacion y soporte.
• Meta y su plataforma WhatsApp Business cuando el canal de WhatsApp este activado para una empresa usuaria.

Cuando se usa WhatsApp como canal, parte de la mensajeria y de sus metadatos operativos se procesa a traves de la infraestructura de Meta conforme a las condiciones y medidas tecnicas propias de ese proveedor.

10. Conservacion de la informacion

• Los registros de jornada se conservan durante el plazo legal aplicable, con caracter general 4 anos.
• Los datos de cuentas activas se mantienen mientras exista relacion profesional, contractual o administrativa.
• Las solicitudes de ajuste, evidencias y trazas tecnicas se mantienen mientras sean necesarias para soporte, cumplimiento o defensa ante incidencias.
• Los estados conversacionales de WhatsApp y los datos minimos asociados se conservan solo durante el tiempo necesario para procesar el fichaje, la ubicacion puntual o la solicitud de ajuste correspondiente, y despues durante el plazo necesario para trazabilidad y soporte interno.
• Cuando una cuenta se desactiva, ciertos datos pueden mantenerse bloqueados o archivados si existe obligacion legal o necesidad legitima de defensa.

11. Como darse de baja de los mensajes de WhatsApp

• El trabajador puede solicitar la desactivacion del canal escribiendo a [email protected] o a la persona administradora de su empresa en NavalGO.
• La empresa puede dejar de enviar mensajes por WhatsApp retirando el numero del flujo operativo, desactivando la cuenta o eliminando la asociacion del telefono con ese usuario.
• Si la relacion laboral o profesional finaliza, la empresa debe desactivar la cuenta o retirar el numero del flujo interno para evitar nuevos mensajes operativos.
• La baja del canal de WhatsApp no elimina por si sola los registros de jornada ya generados ni otras obligaciones legales de conservacion.
• Si un trabajador no quiere usar WhatsApp, la empresa puede mantener otros canales de fichaje o gestion interna segun su propia organizacion.

12. Seguridad y minimizacion

• Acceso autenticado por usuario y rol.
• Contrasenas almacenadas de forma cifrada y gestion de sesiones con tokens.
• Uso de HTTPS y medidas razonables de proteccion de la infraestructura.
• Tratamiento de los datos minimos necesarios para cada flujo operativo.
• Trazabilidad tecnica para soporte, seguridad y auditoria interna.
• Separacion funcional entre datos de negocio, evidencias y canal de mensajeria.

13. Derechos de las personas usuarias

Las personas afectadas pueden ejercer sus derechos de acceso, rectificacion, supresion, oposicion, limitacion del tratamiento y, cuando proceda, portabilidad, escribiendo a [email protected].

Si se considera que el tratamiento no es adecuado, tambien puede presentarse reclamacion ante la Agencia Espanola de Proteccion de Datos en www.aepd.es.

14. Permisos de Meta y por que se usan

NavalGO procura limitar la integracion de Meta y WhatsApp Business a los permisos estrictamente necesarios para este caso de uso interno. En el escenario actual, la revision se centra en los siguientes permisos:

• whatsapp_business_messaging: se usa para enviar y recibir mensajes operativos entre la empresa y trabajadores ya registrados. Sin este permiso no seria posible enviar recordatorios de olvido, recibir una hora de entrada, pedir una ubicacion puntual o recoger una solicitud de ajuste de fichaje.
• whatsapp_business_management: se usa para gestionar recursos del canal de WhatsApp Business vinculados al numero de empresa, a las plantillas y a la configuracion necesaria para operar la integracion de forma controlada.
• business_management: solo se usa en la medida en que Meta lo exige para administrar activos empresariales relacionados con la cuenta de negocio, la cuenta de WhatsApp Business y su vinculacion administrativa dentro del portfolio de empresa. No se utiliza para funcionalidades abiertas al publico ni para analizar perfiles sociales.

NavalGO no utiliza permisos de Meta para login social de consumo, lectura de perfil publico, captacion comercial masiva ni enriquecimiento de audiencias. Si un permiso deja de ser necesario para la operativa real, la intencion es retirarlo de la configuracion y de la revision correspondiente.

15. Cambios en esta politica

Esta politica puede actualizarse cuando cambien las funcionalidades del servicio, los flujos internos, los proveedores utilizados o las obligaciones legales aplicables. La version publicada en esta URL es la referencia publica y estable para informacion legal y revisiones de integraciones.

16. Contacto

Para cualquier consulta relacionada con privacidad, ejercicio de derechos o desactivacion del canal operativo de WhatsApp, escribe a [email protected].